Django Girls etkinliği nasıl düzenlerim? Nasıl gönüllü olurum?

Elif T. Kuş —  12 Nisan 2016 — Yorum bırakın

Haftasonu Kadın Yazılımcı olarak Django Girls Eskişehir etkinliğindeydik. Django Girls topluluğu olarak İstanbul dışı ilk etkinliğimizdi. Organizasyon çok güzeldi ve her zamanki gibi katılımcılar çok hevesli idi. Akşam mentörler de katılımcılar da yorgun ama mutluydu.

Django Girls Eskişehir 9 Nisan etkinliği

Django Girls Eskişehir 9 Nisan etkinliği

Eskişehir etkinliğini gören başka şehirlerden birçok insan kendi şehirlerinde Django Girls düzenlemek için bize yazmaya başladı. O yüzden etkinliğe nasıl başladık, neler yaptık, etkinlik organize etmek isteyenler neler yapmalı ve bize yardım etmek isteyen gönüllüler neler yapabilir anlatmak istedim.

Nasıl başladık?

Django Girls etkinliği düzenlemeye kalkışmamız bu Tweet ile başladı.

Garaj‘dan Murat‘ın bu Tweet’inden sonra bizim listeye dönüp ‘Böyle bir işle ilgilenen kimse olur mu?’ diye sordum. Meryem ile Şirin cevap verdiler. Onun üstüne etkinliğe giriştik.

Detaylara girmeden bu hikayenin geri planda kalan, konuşmadığımız bir parçasını anlatmak istiyorum. Aslında hepimizin bir araya gelmesi bir etkinlik üstünden oldu. Google Anita Borg Etkinliği. Şöyle ki, etkinlikte konuşmacı olarak Kadın Yazılımcı’yı ve yaptıklarımızı anlattım. Konuşmadan sonra Meryem, beni buldu. “Ben de aranıza katılmak istiyorum”, dedi. Şirin etkinlikten sonra e-posta attı. O da katılmak istediğini ve yazı yazabileceğini söyledi. Suzan Hoca ile de aynı etkinlikte karşılaştık. Suzan Hoca, benim Yazılım Mühendisliği yüksek lisansından hocam. “Beraber bu konularda birşeyler yapalım” dedi. Öyle ayaküstü konuştuk. İşte etkinlikten 6 ay kadar sonra gene aynı kişiler etkinliğe önayak olduk. Murat’ın Tweet’i de kıvılcım oldu. Bir araya gelmemize vesile olduğu için GDG İstanbul ekibine buradan teşekkürlerimi iletiyorum.

Django Girls nasıl bir etkinlik?

Django Girls atölyesi bir günlük bir etkinlik. Django Girls’ün hazırlamış olduğu bir tutorial var. Katılımcılar üçer kişilik ekiplere ayrılıyor. Her ekibe bir mentör düşüyor. Katılımcılar tutorial’ı kendi başlarına yapıyor. Takıldıkları veya zorlandıkları yerlerde mentörleri onlara yardım ediyor. Her mentörün kendince tarzı var, mesela Kader herkesi etrafına topluyor, herkese anlatarak herkesi paralelde yürütüyor. Meryem herkesi kendi hızına bırakıyor, takıldıkları yerde anlatıyor.

Etkinliğe katılım, başvurular üzerinden oluyor. Katılımcıların hevesli olanlarını seçmeye özen gösteriyoruz. Bu da etkinliği verimli kılan şeylerden biri. İstekli öğrencilerle çalışmak mentörleri de olumlu yönde motive ediyor.

İlk organizasyon

İlk organizasyonda iş yükü bir hayli yüksek oldu. Meryem, Şirin, Murat ve benim olduğum Garaj’daki ilk toplantıda Murat’la tanıştık. Etkinliğin tarihini belirledik. Django Girls’ün kitapçığında üç ay öncesinde yapılması gereken işlere baktık, aramızda paylaştırdık.
Garaj organizasyonun parçası olduğu için doğal olarak mekanımız hazırdı. Sponsoru gene Murat buldu. Hipo etkinliğimize sponsor oldu. Tutorial’ın çevirisi bir hayli yüklü bir işti. Etkinlikte takip edilen tutorial’ı, başvuru formunu, siteyi, mentör formunu, etkinlik sonrası değerlendirme formlarını çevirdik. Son bir ay kala toplandığımızda çok daha kalabalık toplandık. Tutorial’ın çevirisi hala bitmemişti. Mentörleri daha tamamlamamıştık. İmdadımıza Suzan Hoca yetişti. Bulduğu çevirmen ve öğrencilerle tutorial çevirisi haldır haldır bitirildi ve son bir haftaya yetiştirdik. Mentörlük için gene Suzan Hoca öğrencilerini devreye soktu. Web sitesinden de başvuran arkadaşlar oldu. Etkinlik günü on üç mentörümüz vardı. Bir diğer büyük iş de başvuruların değerlendirilmesi, ekiplerin oluşturulması, mentör ve katılımcıların bilgilendirilmesi idi. Bir diğeri, mekanın hazır edilmesi oldu. Mekanımızın ciddi bir temizliğe ve ortamının düzenlenmesine ihtiyacı oldu. İçlerinde mentörlerimizin de olduğu kalabalık bir ekip Cuma akşamı başlayıp gece 2’ye kadar uğraştı. Son olarak da gün içinde çay, kahve, su, kahvaltı, öğlen yemeği ve akşamüstü atıştırmalıkların organizasyonu vardı. Orda iş bölümüne gittik. O işlerle tahmini olarak yedi sekiz kişi uğraşmıştır. Geçenlerde tutorial’ın çevirisi dahil az çok emeği geçen herkesi kabaca saydım. Elli civarı kişi etkinliğe bir şekilde dahil olmuş.

Etkinlik sonrasında herkes çok yorulmuş olmasına rağmen herkes çok mutluydu. Aşağıda resimden de belli oluyordur. Katılımcılarımız çok hevesli idi, mentörlerimiz gün boyu soluksuz, ekipleriyle ilgilendi. Organizasyon ekibi de gün içinde koşturdu durdu. Sponsorumuz Hipo’dan Yiğit hem mentör olarak çalıştı hem de organizasyonda iş yaptı. Böyle sponsor kolay kolay bulunmaz.

IMAG2468(1)

Django Girls İstanbul 12 Aralık etkinliği

 

İkinci etkinliğimiz de 19 Mart’ta yaptık. İkinci etkinlik olduğu için ve etkinliği Hipo’da yaptığımız için organizasyon yükü çok daha az oldu. Daha doğrusu organizasyonun yemek ve mekanla ilgili kısımlarını Hipo üstlendi. Bu etkinlikte yeni mentörlerimiz oldu.

Django Girls İstanbul 19 Mart etkinliği Hipo'nun harika ofisinde kahvaltı

Django Girls İstanbul 19 Mart etkinliği Hipo’nun harika ofisinde kahvaltı

Eskişehir organizasyonu

Bu işe daha başlarken hedefimiz İstanbul’dan çok İstanbul dışıydı. ‘İstanbul’da başlayalım, tecrübe edelim arkasından başka şehirler gelir’ diye düşündük. İlk etkinliğimizin katılımcılarından Ege ‘Ben Eskişehir’de organizasyon yapmak istiyorum’ deyince sevindik. Sponsor işinde orada biraz zayıf kaldık. Bir iki yere yazdık ama çok bir şey çıkmayınca mentörleri yol parasını kendileri öderler mi diye bir yokladım. Onlar öderiz deyince ve Ege de etkinliği yapmaya çok istekli olduğu için etkinliğin diğer masrafları için ortağımla konuşup ben, ortağım ve biricik elemanımızdan oluşan minik şirketimiz Safkan Yazılım‘ı sponsor yaptım.

Ege etkinlik için Anadolu Üniversitesi’nde bir sınıf ayarladı. Arkadaşlarından Ebru ve Görkem ona bu işlerin hepsinde yardım ettiler. Yiyecek için kumru ve sandviç yapan bir yerle anlaştı. Sticker için üniversitenin hocalarından birine rica etti. Başvuru seçmelerinde Meryem’le ben yardımcı olduk. Katılımcıların bilgilendirilmesinde yol gösterdik. Perşembe akşamı katılımcıları için kurulum toplantısı yaptılar ve kurulumları halletiler. Sabah poğaça, simit öğleden sonrası için kuru pasta, gün boyu için de çayımız ayarlandı. Sınıfı, bir akşam öncesinden gelip düzenlediler ve süslediler. Akşam da, mentör yemeğimiz için rezervasyonu yaptılar. Sabah geldiğimizde ekipler yerli yerine yerleşmiş bizi bekliyordu. Bunları böyle bir paragrafta anlattığıma bakmayın, ara ara sorunlar belirsizlikler oldu. Ama hepsinin üstesinden geldiler. Organizasyon günü içinde her şey tıkır tıkır ilerledi.

Eskişehir bir başlangıç olsun ve daha fazla şehirde etkinlikler olsun istiyoruz. Bu şehirlerde organizasyon yapan arkadaşlara da hem mentör olarak, hem de organizasyon tecrübelerimizle destek olmak istiyoruz.

Daha fazla destek olabilmemiz için yapılması gereken birkaç kalem iş var. ‘Django Girls’ü çok beğendim ben de bir parçası olmak istiyorum, bu etkinlikler için çalışmak istiyorum’ diyorsanız ilerde nelere ihtiyacımız var anlatacağım.

Kendi şehrimde Django Girls etkinliği düzenlemek istiyorum ne yapmam lazım?

Django Girls global bir organizasyon, organizasyon kitapçığını okuyan ve yazanları yapmayı kabul eden herkes etkinlik düzenleyebilir. Organizasyona karar verdiğinizde bir başvuru formu üzerinden etkinlik düzenlemek istediğini yazıyorsunuz. Bu formda etkinliği ne zaman, nerde, hangi mekanda ve organizatör olarak kimlerle yapmak istediğinizi bildiriyorsunuz. Onlar da sizin için bir eposta hesabı açıp etkinliğinizi duyurabileceğiniz ve başvuruları alabileceğiniz bir websitesi açıyorlar.

Etkinlik düzenlemek istiyorsanız öncellikle mutlaka organizasyon kitapçığını okuyun. Yapılması gereken herşey çok detaylı bir şekilde anlatılmış. Github’da logolar, sponsor eposta örnekleri, sunum gibi kaynakları bulabileceğiniz bir repo var. Herşey detaylı bir şekilde düşünülmüş ve yazılmış. O yüzden bir kere tekrar edeceğim, mutlaka sonuna kadar okuyun. İngilizce bilmiyorsanız İngilizce bilen bir arkadaş bulun ona okutun anlattırın.

Etkinlik düzenlemek için gerekli önemli birkaç şeyi ben burada kısaca özetleyeceğim.

Birincisi, bir mekana ihtiyacınız var. Etkinlik mentörleri ve katılımcıların rahat sığacağı bir büyüklükte olmalı. Sandalye ve masaların hareket ettirilebileceği ve ekiplerin küme halinde çalışabileceği bir yer olması iyi olur. Merkezi yerde olan, havalandırması iyi, ferah bir yer olmasında fayda var. Ücret ödemeden kullanabileceğiniz bir salon ayarlamaya çalışın. Daha çok masraf edeceğiniz yerler olacak. Eskişehir’de Anadolu Üniversitesi’nin salonunu kullandık çok iyi oldu.

İkincisi, etkinlikte eğitim verecek mentör bulmanız gerekli. Her üç katılımcıya bir mentör gerekiyor. Katılımcı sayınız doğrudan bulduğunuz mentör sayısına bağlı. İstanbul etkinliklerinde 10’ar mentörle 30 kişilik yaptık. Eskişehir’de masrafları düşürmek için 8 mentör ve 24 katılımcı ile yaptık. İstanbul’dan gelmeye hevesli mentörler olacaktır. Her etkinlikte ekibe yeni mentörler kattık. Şehrinize gelecek mentör bulmak sıkıntı olmayacaktır.

Üçüncüsü, etkinliğin masraflarını karşılayacak bir kurum bulmanız gerekli. Kahvaltı, öğlen yemeği, atıştırmalıklar, mentörlere akşam yemeği, süslemeler, stickerlar 1500 TL civarında tutuyor. Mentörleri İstanbul’dan getirteceksiniz onların yol ve kalma masrafları var. Gaziantep’e gidecek 10 mentör için otel ve uçak parası 4000 TL civarında tutuyor. Yol masrafı şehre göre değişecektir. Üniversitenizin misafirhane benzeri birşeyi varsa otel parasını azaltabilirsiniz belki. Eskişehir için misafirhane ayarlanamamıştı. İstanbul dışında bir yerdeyseniz mentör sayısı bütçeyi çok etkiliyor. Mentör sayısını ve dolayısıyla katılımcı sayısını azaltarak masrafları azaltabilirsiniz. 5 mentörle bile etkinlik yapılabilir.

Bu üçünü ayarladıysanız etkinliği düzenlemek için herşey tamamdır. İlk iş etkinlik tarihine karar verin. Organizasyonu en az 4 kişi ile yapmanızı tavsiye ederim. Etkinlik öncesinde diğer büyük kalem iş mentör ve katılımcı iletişiminin sağlanması. Katılımcılar, başvuruların arasından eleniyor. Bu eleme işi için en az üç kişinin kriterlere karar verip bütün başvuruları okuması ve puanlaması gerekli. Bunun için bizden gönüllü olarak yardımcı olacak birileri olur. Katılımcılar belli olduktan sonra takımların oluşturulması ve etkinlik öncesi tüm katılımcıların bilgisayarına kurulum yapılması gerekli. Bunların koordine edilmesi bir hayli vakit alıyor. İptal eden olursa hızla yedek listesinden birinin ayarlanıyor.

Son büyük iş de salonun süslenmesi ve düzenlenmesi. Etkinlik sırasında organizatörler kesinlikle mentörlük yapmamalı veya eğitim almamalı. Gün içinde kahvaltı, çay, kahve, su, öğlen yemeği, akşam üstü çay arası için en az iki kişi gerekiyor. Bunun dışında ilk etkinliğimizde bir arkadaşımız bir saat gelip resimler çekti. Çok güzel resimlerimiz oldu. İki kişi de etkinlik boyunca resim çekip Twitter ve Facebook hesaplarından resim yayınlarsa tanıtım açısından iyi oluyor. Ama bu son saydığım fotoğraf ve sosyal medya işleri organizasyonla ilgilenecek bol insan olursa sıra gelecek işler.

Etkinlik düzenlemek istemiyorum ama gönüllü olup Django Girls’ün bir şekilde parçası olmak istiyorum ne yapabilirim?

Kadın Yazılımcı ve Django Girls İstanbul’un diğer gönüllüleri şehir dışında etkinlikler olmasını istiyor. Bu etkinliklere destek olmak için yapılabilecek birçok iş var.

Çeviri

Django Girls organizatörler için de mentörler için de çok güzel birer el kitapçığı yayınlamışlar. Bu kitapçık Türkçe’ye çevirilirse birçok insan için organizasyon yapmak kolaylaşacaktır. Çeviriler için crowdin.com adında bir platform kullanıyoruz. Direkt üye olup çevirmeye başlayabilirsiniz.

https://crowdin.com/project/django-girls-manuals

Kaynakların Toparlanması

Katılımcılara ve mentörlere gönderilecek örnek epostalar, sponsor epostaları, etkinlik sonrası katılımcı ve mentör anketleri gibi organizasyon sırasında gerekli şeylerin bir Github reposu üzerinde toparlanması gerekiyor. Django Girls’ün hazırladığı repo‘dan gerekli olanların bir kısmı çevrildi. Bunların toparlanması gerekli.

Tanıtım

Etkinliklerimizi ve kendimizi tanıtmamız gerekiyor. Bunun için bir websitesi hazırlamamız gerekli. Bu websitesi temelde iki kesime hitap etmeli. Birincisi, kendi şehirlerinde etkinlik yapmak isteyenler, daha önce yapılan etkinlikler hakkında bilgi alabilmeli. Organizasyonu için neler yapması gerektiğini öğrenebilmeli. İkincisi, bize sponsor olmak isteyen şirketler, buraya gelince gene etkinliklerimiz hakkında bilgi edinebilmeli, mentörlerimizi görebilmeli.

Sponsor

İşlerimizin belki de en önemlisi sponsor bulma işi. Özellikle İstanbul dışı etkinliklerde sponsor bulmaya ihtiyaç var. Bunun için ilgilenebilecek şirketler bulacak ve konuşacak gönüllülere ihtiyacımız var. Buna hazırlık olarak bir sponsor dosyasının hazırlanması ve bize sponsor olmak isteyen şirketlerin bulunması gerekli.

Mentör

Etkinlikleri devam ettireceksek daha çok mentöre ihtiyacımız var. Kızlara rol model olması açısından özellikle kadın mentörler olmasını istiyoruz. Django veya Python bilip bilmemeniz önemli değil. Tutorial hiç programlama bilmeyenlere yönelik hazırlanmış. Maksat daha çok, programlamanın nasıl bir şey olduğunu hissettirmek. 3-4 senelik bir yazılım geliştirme tecrübeniz varsa katılımcılara öğretebileceğiniz çok şeyiniz var demektir. Etkinliklerde Django’yu iyi bilen, en az iki mentör oluyor. Gerekirse onlar size destek olacaklardır.

Son olarak

Django Girls etkinlikleri hem katılımcılar hem de mentörler açısından çok güzel geçiyor. Katılımcılarımızın hevesi bizi çok mutlu ediyor. İlk etkinliğimizden yazılımla, bizimle birlikte tanışan ve mentörüyle hala görüşen, genç bir katılımcımız var. Onun hayatına etki edebilmiş olma fikri bizi çok heyecanlandırıyor. Siz de bir şekilde bunun bir parçası olmak isterseniz bize katılın.

Elif T. Kuş

Posts Twitter Google+

Temelde web uygulamaları ve mobil uygulamalar ile uğraştım. Python, Java, C#, Objective C, Android ve iOs ile kod yazdım ve hala yazıyorum. Lisansımda Kimya Mühendisliği okudum. Sonradan öğrenenlerdenim. Kendi şirketim üstünden proje bazlı çalışıyorum ve IT danışmanlığı yapıyorum.

No Comments

Be the first to start the conversation.

Yorum yapmak için